En un entorno como el actual donde la alta demanda es un denominador común, los clientes exigen plazos de entrega muy estrictos y una respuesta casi inmediata.
Para alcanzar la excelencia y lograr una elevada fidelización de la cartera, es esencial realizar una planificación efectiva de pedidos y recursos. Sólo a través de una gestión meticulosa y proactiva podemos garantizar la satisfacción del cliente, mantener la competitividad y asegurar un crecimiento sostenible de la empresa.
Es muy frecuente encontrar empresas que realizar su planificación a través de hojas de cálculo tipo excel, incluso pese a disponer de herramientas de planificación de recursos.
En este artículo hemos creído interesante realizar una comparativa entre la planificación con hojas de cálculo Excel vs Visual Planning.
LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La planificación de la producción, asignación de recursos productivos y de materias primas es una tarea estratégica. De eso no cabe duda. La fidelización de un cliente pasa necesariamente por el cumplimiento de los plazos de entrega pactados.
Por otro lado, una mala planificación de los recursos, conlleva necesariamente desviaciones en los costes. Esto tiene dos consecuencias inmediatas:
En cualquier caso, ha quedado patente la necesidad de realizar una correcta planificación de la producción. Pero aún no hemos hablado sobre qué implica hacer una planificación de forma adecuada.
ELEMENTOS NECESARIOS EN LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
En ocasiones las empresas no disponen de sistemas de planificación de producción adecuados con lo que no tienen el control de los pedidos y las fecha de entrega a los clientes.
Como consecuencia, una mala planificación de la producción conlleva retrasos y niveles de servicio insatisfactorios. De hecho, tener un nivel de servicio por debajo del 80% no es aceptable en la actualidad.
Para establecer una planificación eficiente, es fundamental considerar nuestro sistema productivo de manera real, con sus limitaciones y cuellos de botella. Evaluamos la capacidad productiva en relación con estos cuellos de botella, lo que nos permite asignar fechas de entrega precisas a los pedidos de nuestros clientes.
LAS LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN CON MICROSOFT EXCEL
Anteriormente, las empresas utilizaban soportes en papel para la planificación y secuenciación de pedidos en producción. Hoy en día, el primer paso para establecer un sistema de priorización de pedidos es utilizar herramientas informáticas, siendo Microsoft Excel la opción más común.
Esto permite mantener listados de pedidos y realizar un seguimiento de fechas clave como la fecha de entrada del pedido, la fecha de planificación y la fecha comprometida con el cliente. Además, se puede realizar un seguimiento del estado del pedido utilizando las columnas correspondientes.
La limitación de trabajar con Excel radica en la incapacidad para evaluar la carga de trabajo en horas y la capacidad de los cuellos de botella, que pueden variar. Además, la introducción manual de datos en Excel requiere mucho tiempo para mantener actualizada la planificación y el control.
Por si eso fuera poco, la gestión de urgencias y replanificaciones añade complejidad. Según nuestro análisis, mantener actualizada la planificación en Excel puede llevar entre 2 y 3 horas diarias por planificador, lo que representa una gran parte de la jornada laboral dedicada a tareas de poco valor añadido.
Mantener actualizada la planificación en Excel puede llevar entre 2 y 3 horas diarias por planificador
VENTAJAS DE SOFTWARE COMO VISUAL PLANNING FRENTE A EXCEL
Utilizar un sistema de planificación de producción como Visual Planning permite conectar con el ERP de la empresa, agilizando las tareas administrativas y la introducción de datos. Los pedidos se introducen una sola vez en el ERP y después podemos planificarlos.
Es posible dividir los pedidos en unidades más pequeñas o agruparlos en Órdenes de Fabricación y visualizar la planificación y realizar un seguimiento más visual en un Diagrama de Gantt.
Además, permite evaluar en horas la carga de trabajo de los pedidos en los procesos productivos, y compararlo con la capacidad productiva semanal de los cuellos de botella, además de otras restricciones como las entregas de las compras (Órdenes de Compra) de la materia prima que se necesita.
Esto garantiza la fiabilidad en el cumplimiento de fechas comprometidas con los clientes y facilita la replanificación ágil si fuera necesario
CUADRO COMPARATIVO DE LA PLANIFICACIÓN EN EXCEL VS VISUAL PLANNING
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